ForsideAktueltStillingsopslag: Administrativ medarbejder med HR- og Økonomikompetencer til CISU - Civilsamfund i Udvikling

Stillingsopslag: Administrativ medarbejder med HR- og Økonomikompetencer til CISU - Civilsamfund i Udvikling

 

Ansættelse: Ansættelse på 30 timer om ugen med start den 1.maj 2021, eller snarest derefter.

Ansættelsesvilkår: Løn- og arbejdsvilkår som administrativ medarbejder iht. CISUs lokale overenskomst (se hjemmesiden)

Arbejdssted: CISUs sekretariat i Klosterport 4x i Aarhus C

Ansøgning: En ansøgning på 1-2 sider indsendes sammen med dit CV på mail senest søndag den 18. april 2021 kl. 23.59 til ans@cisu.dk mærket "Administrativ medarbejder"

Ansættelsessamtaler: Uge 17 (26. -30. april 2021) i Aarhus eller på MS Teams.

Yderligere oplysninger: cisu@cisu.dk eller telefon 86120342

 

CISU søger en dynamisk kollega til sekretariatets stabsfunktion til at opfylde et øget behov for HR-, administrativ- og økonomibistand på sekretariatet.

 

Kunne du tænke dig:

  • at bruge dine stærke administrative kompetencer og din erfaring til gavn for de folkelige danske foreningers indsatser for en mere retfærdig verden sammen med deres partnere i udviklingslandene?
  • at arbejde på et sekretariat i Aarhus for en sammenslutning af 275 danske medlemsorganisationer, 30 ansatte og en omsætning på omkring 250 mio. kr. om året?
  • at være det administrative centrum i CISUs sekretariat i tæt samarbejde med den øvrige stab?

 

CISU oplever lige nu en spændende og udfordrende udvikling i opgaver, omsætning og organisatorisk kompleksitet. Vi søger en kollega, der brænder for at tage del i den udvikling.

 

CISU leverer i dag et bredt udvalg af ydelser og forvalter flere puljer finansieret af bl.a. Udenrigsministeriet: Civilsamfundspuljen (støtte til almene civilsamfundsindsatser i udviklingslande), Engagementspuljen (støtte til indsatser der engagerer danskere i udviklingsarbejdet) og Oplysningspuljen (en mindre pulje til danske oplysningsindsatser). Se mere på cisu.dk.

 

Du vil blive beskæftiget med en række forskellige opgaver forbundet med sekretariatets driftsopgaver. Det gør sig desuden generelt gældende, at du forventes at bidrage til den løbende udvikling af arbejdsopgaverne. Eksempler på dine arbejdsområder er anført nedenfor, men den endelige opgaveportefølje vil afhænge af din baggrund og dine kvalifikationer.

 

Opgaverne vil omfatte:

 

Stabsfunktioner – herunder at:

  • varetage konkrete HR-opgaver ifm. rekruttering, nyansættelser og fratrædelser
  • understøtte bogføring og timeregistrering i samarbejde med bogholder
  • give PA-støtte til ledelsen, herunder at tage referater til udvalgte møder
  • opdatere interne retningslinjer og medarbejderhåndbog
  • skabe overblik over og følge op på kompetenceudvikling blandt kolleger
  • bidrage til udvikling af sekretariatets administrative systemer, praksis og procedurer samt den interne kommunikation

 

Servicering af sekretariat - herunder at:

  • varetage intern kommunikation af administrative og praktiske forhold
  • ansvar for intern bæredygtighed, herunder foretage indkøb af kontorartikler, inventar, serviceydelser
  • være kontaktperson til faste leverandører, herunder ansvar for foreningens forsikringer
  • yde intern support i sekretariatet på praktisk/administrative områder, telefon, mail- og kalendersystemer etc.
  • foretage rejse- og hotelbestilling i begrænset omfang
  • kursusadministration
  • reservere og bestille lokaler og forplejning 

 

Servicering af CISUs medlemsorganisationer, samarbejdspartnere og eksterne henvendelser - herunder at:

  • yde kompetent og venlig telefon (og omstillings) service
  • håndtere alle generelle mailhenvendelser til CISU
  • medlemsadministration

 

Opgaveporteføljen kan ændre sig over tid. Hvor det er relevant, vil der være tale om deltagelse i tværgående opgaver i sekretariatet herunder deltagelse i relevante tematiske grupper.

 

Kvalifikationer:

Vi stiller ikke krav til en bestemt uddannelsesmæssig baggrund, men vi lægger vægt på, at du har kendskab til og konkrete erfaringer med at:

 

  • varetage almene sekretæropgaver så som telefonpasning, håndtering og besvarelse af mails, rejsebestillinger, indkøb, administration og logistik i forbindelse med møder og kurser, referatskrivning ved møder samt opfølgning etc.
  • varetage HR-opgaver, bl.a. onboarding/offboarding, opfølgning på ansættelseskontrakter o. lign.
  • varetage bogføringsopgaver (helst i Navision) i begrænset omfang (eller have lyst til at lære)
  • bruge Office pakken i det administrative arbejde, herunder i særdeleshed Outlook, Teams og Excel
  • håndtere udadvendte henvendelser og kontakter og give professionel og venlig service til kolleger / medlemmer / leverandører / samarbejdspartnere etc.

 

Du skal kunne tale og skrive på både dansk og engelsk.

 

Det vil desuden være en fordel, hvis du også kender til:

  • arbejdet i politisk ledede organisationer
  • forenings-/organisationsarbejde
  • at arbejde i databaser

 

og at du:

  • er systematisk, tålmodig og har personlig gennemslagskraft
  • kan kommunikere tydeligt og inspirerende i skrift og tale
  • taler flere sprog – f.eks. fransk, tysk, spansk, arabisk, farsi/dari, somali m.fl.
  • har et godt administrativt overblik og kan bevare det i en presset situation
  • er glad for IT og ikke bange for at prøve noget nyt
  • at du er løsningsorienteret og kan lide at udvikle opgaver og rutiner
  • at du er struktureret og ansvarlig
  • har lyst til at arbejde med folkeligt baserede organisationer og udviklingssamarbejde
  • at du har lyst og evne til at være omdrejningspunkt i et travlt sekretariat og arbejde fleksibelt med flere forskellige opgaver og rutiner

 

Vi tilbyder:

  • Et spændende og alsidigt job på et travlt sekretariat med mange fagligt interessante og udfordrende opgaver
  • En rar, sjov og uformel arbejdsplads med fokus på høj medarbejderinddragelse, stærk faglighed og transparente processer og arbejdsgange.

 

Mangfoldighed: Vi betragter mangfoldighed som et aktiv og menneskers forskellighed som en væsentlig ressource i vores udvikling. Derfor opfordres alle kvalificerede ansøgere uanset alder, køn, seksuel orientering, religion og etnisk baggrund til at søge stillingen.