Forside
     

Her på siden er materiale vedr. høring af opdatering af Program Budget Format og Guide to Programme Budget for ansøgere til 2021 ansøgningsrunden.

 

Der er mulighed for at indsende høringssvar i perioden 29. april – 7. maj 2021 kl. 12.

 

Alle høringssvar anmodes venligst begrænset til et sides notat (så vidt muligt), og skal sendes til jt@cisu.dk senest den 7. maj 2021 kl. 12.

 

Høringsdokumenterne består af (klik på link for at downloade):

 

Dokumenterne vil kun være tilgængelige på engelsk efter høring.

 

Når der indsendes kommentarer, skal det specificeres hvilken side/afsnit, der kommenteres på.

 

Vi ønsker kommentering på det indholdsmæssige (f.eks. afsnit der er uklare eller ønskes uddybet); ikke grammatiske, stavefejl, slåfejl, kommatering m.v. Vi behandler ikke dokumenter med ”track changes”.

 

Spørgsmål og svar vil efterfølgende blive offentliggjort her på siden (se nedenfor).

 

Væsentlige ændringer i opdaterede Program Budget Format 2021 og Guide to Programme Budget 2021:

  • Implementering af ’cost categories’ jf. Annex I i Guide to Programme Budget 2021.

 

Bemærk venligst at implementering af ’cost categories’ sker efter krav fra UM, og denne del kan derfor ikke ændres.

 

Vi håber, at mange vil tage sig tid til at se på materialet og sende os inputs.

 

 

Høringssvar

Side 3 i guide: ” It is possible to apply for coverage of the fees of an external consultant and the external consultant’s travel expenses, accommodation, per diem and milage allowance when following the conditions specified in section 3, Travel Expenses.”

  • Jeg kan ikke se section 3 travel expenses i budgettet?

 

Side 4: ” Hence, A2 costs do not include transfers to country and regional offices, of the programme organisation nor to the international alliances to which programme organisation is a member.”

  • Hvad henviser “international alliances to which programme organization is a member” til?

 

Side 6: “allocation mechanism”. Hvordan ønsker I denne fordelingsmekaniske beskrevet? Skal det være bilag til budgettet eller hvordan skal det fremgå? Derudover er der mange gentagelser i dette afsnit som forvirrer forståelsen af indholdet.

 

Side 7: Eksempler på ’allocation mechanisms’. Vurdering af ”fairness”: Det er uklart hvordan man kommer frem til at 75% er unfair mens 65% er fair. Er der et max på procentsatserne som må betales af programmet? Hvordan kan det blive unfair med en fordeling på 75% hvis ’allocations mechanism’ (fx timeregistrering) er udregnet til 75%.

 

Side 15: Vil det være muligt at se et eksempel på udfyldelsen af tab 1C hvor en udgift skal deles over to outcomes?

Tab 1C & 1D i budgettet: kunne det ikke være hensigtsmæssigt at totallerne fra 1C og 1D blev overført automatisk til 1A ”Resumé”?

Generelt sker der med disse retningslinjer en betydelig forøgelse af kompleksiteten. Vi er klar over, at der hos Bevillingsudvalget har været ønske om at have større indblik i, hvordan budgetterne er sat sammen, og at formaterne udspringer af krav fra Udenrigsministeriet. Vi mener dog, at der bør tages hensyn til, at bevillingshavere under CISU ikke er SPA’er med det set-up disse større organisationer typisk har både i Danmark og ude. Ved at overtage SPA formater og retningslinjer får vi også en tilgang til partnerskab med større fokus på den danske organisation. Det afspejles i budgetformatet, hvor den danske organisation fylder klart mest. Det er svært at forstå, hvordan det harmonerer med lokaliseringsdagsordenen. Derudover finder vi, at det kan genovervejes, om alle informationer der ønskes medtaget i budgetterne rent faktisk har relevans for vurderingen og vil være nyttige i projekt- og programstyring under implementeringen. Af hensyn til den sideløbende forenklingsdagsorden opfordrer vi til at tage dette i betragtning. Nedenfor følger Ghana Venskabs kommentarer til konkrete punkter i retningslinjerne:

Afsnit, side

Kommentar

General requirements, MTR, s. 3

Vi mener, der kan blødes op på at Mid-term review skal ligge i år 2. Det kan fx efter aftale med CISU ligge i år 2 eller 3.

A5, Informations-arbejde i DK, s. 5

Hvis informationsaktiviteter ikke er beskrevet, men alene budgetteret på ansøgningstidspunktet, skal de så senere beskrives til CISU, inden de implementeres? – Det vil være fint med en præcisering.

5.3, TAB 1C, Detailed budget, s. 11

Detaljering af 5% egenfinansiering på outcomes fordelt over den 4-årige periode er vanskelig. Fundraisingmuligheder forandrer sig, og man ved ikke på forhånd, hvilke der giver resultat (fx fondsansøg­ninger). Det står endvidere i vejen for frivilliges involvering i fund­raising, hvis det på forhånd, skal være planlagt for hele 4-års perioden.

5.4, TAB 1D, Danish payroll costs, s. 16

Der kræves en stor detaljeringsgrad på danske payroll costs, er det altsammen relevant og brugbart? Mht. nedbrydning på individ, kan der ske udskiftninger i løbet af perioden, og der er brug for at kunne agere med en vis fleksibilitet for at kombinere opgaver. En opdeling kunne fx være ansat/frivillig.
Mht. ’description of task’ – hvilket detaljeringsniveau forventes, er det nogen overordnede kategorier der tænkes på? Vi kan ikke se 5 år frem i tiden, så der er brug for en vis fleksibilitet for at arbejde resultatorienteret.

‘It is not possible to establish an exact ceiling for the proportion of a grant that may be spent on Danish payroll costs’

Der mangler pejlemærker i forhold til at afgøre, om man er inden for de acceptable rammer. Hvis der havde været målestok for proportionalitet tidligere, ville denne øvelse måske have været mindre gennemgribende.

4.2, side 4 og Cost category A2 i Annex 1

Det ville være nyttigt med eksemplificering vedr. omkostningskategori A2, fx i forhold til lokale partneres personale, hvor der nævnes, at man kan operere med ’pro rata, time registration-key, full time equivalents, head count or similar’. De konkrete eksempler der gives vedr. cost allocation mechanism fokuserer på A1 og A3 - side 7.

Det er uklart om der kræves tidsregistreringssystem for personale hos de lokale partnere. På side 3 nederst under ’Local staff’ står der, at der skal benyttes tidsregistreringssystem, hvilket virker som en indsnævring sammenlignet med mulighederne under A2 i Annex 1.

Budgetformat, 1A, Resumé

Så vidt vi kan se beregnes Information activities in Denmark (A5) ud fra Total PPA costs, hvor Unallocated funds (A6) ikke indgår. Det vil betyde en reduktion af midler til oplysningsarbejde sammenlignet med det tidligere format.

Kommentarer til processen

Vi forventer, at der i hvert fald for 2021 ikke forlanges regnskab indsendt efter de nye retningslinjer og formater, da de kræver en del systemtilpasning både hos egen organisation og hos partnerne. Det vil være en stor opgave i de kommende måneder at gøre systemerne klar til 2022, hvis de nye retningslinjer skal gælde fra næste år (for såvel budgetter som regnskab).

Vi ser et behov for, at CISU laver et informationsarrangement og udfolder cost categories med konkrete eksempler, så der er fælles forståelse. I retningslinjerne er der også brug for at snitfladen mellem A1 og A2 udfoldes. Den er ikke eksemplificeret i retningslinjerne, og for organisationer som ikke har landekontorer er der brug for at få konkretiseret dette felt. A1 – A3 snitfladen er tydeligere eksemplificeret i retningslinjerne.

Ligeledes er der i et fælles forum for programmerne behov for gennemgang af konkrete eksempler på ’fair, transparent and reasonable cost allocation mechanism’, for at der bliver fælles forståelse og anvendelse hos organisationerne (afsnit 4.3, side 6).

 

Høringssvar til ’Guide to Programme Budget 2021

s. 3 ’Furthermore, a time registration system must be used, so that the actual number of person-hours used can be calculated, documented and approved’.

En øget ekstra administrative byrde på særligt de mindre organisationer og endnu en kontrolforanstaltning, der ikke rigtigt giver mening i et partnerskab og som alligevel er meget svær/umulig at kontrollere. Denne sætning foreslås slettet.

 

s. 5

Det vil give administrative udfordringer og ekstra arbejde, at implementere de nye omkostningskategorier pr. 01-01-2022 i en igangværende programbevilling. Det vil bl.a. kræve ændringer i udformningen af partnernes implementeringsbudgetter og selvfølgelig ændringer af programbudgettet. Vi håber derfor på en overgangsordning for at undgå denne administrative byrde midt i en programperiode og desuden evt. forringelser af budgetfleksibiliteten ved at overgå til nye omkostningskategorier.  

 

S. 8 + 11 + 21

Det ville være en hjælp, hvis der indsættes eksempler på medfinansiering fra afsluttede bevillinger til inspiration.

 

s. 10.

Det er generelt ret administrativt tungt at skulle budgettere og afrapportere efter både omkostningskategorier og outputmål samt en geografisk nedbrydning. Dette er en udfordring i implementeringen og samarbejdet, som i forvejen er udfordrende i et udviklingsprojekt. Når der skrues op for de administrative byrder, resultere dette umiddelbart i færre effekter/resultater i sidste ende. Derfor vil vi i fremtidige bevillinger tilstræbe at have færre outputmål for at lette den administrative byrde.

 

s. 5 + 19-21

Ifølge s. 5 er timer til finansiel monitorering omfattet af B1, hvorfor kan disse timer ikke medtages som en direkte udgift, da dette umiddelbart er et krav fra  bevillingsgiver. Uklart om timer til finansiel monitorering er omfattet af de direkte omkostningskategorier (A3), eller om timerne dækkes af B1 ”Administration in Denmark” - Visits and monitoring visits not part of activity-specific monitoring (i.e., activity-specific monitoring is included in A.1 or A.3.).

 

 

Høringssvar til ’Program Budget Format 2021

Idet der ikke længere eksistere en OH på DK-løn reduceres fleksibiliteten i programmet, idet OH reduceres, og dette kan medføre nogle organisationer ikke længere vil søge CISUs udviklingsmidler.

 

I fanen med detaljeret partnerbudget kunne man godt illustrere, hvorledes lokale administrationsudgifter og lokal administration forventes opstillet i budgetteret (en budgetlinje pr. outputmål?).  

Kræftens Bekæmpelse takker på vegne af Den Danske NCD Alliance for muligheden for at kom-mentere på opdatering af Program Budget Format og Guide to Programme Budget 2021. Vi har nogle få specifikke kommentarer og et par mere generelle kommentarer til retningslinjerne og den forventede implementering af disse.
På side 9 noteres det at “Although the table allows for up to four outcomes, CISU recommends using fewer outcomes”. Vi mener at det må være op til den enkelte ansøger i konsultation med CISUs rådgivere, ud fra det konkrete programforslag, at vurdere det rette antal outcomes. Der-for mener vi ikke, at der bør indgå en konkret anbefaling til antallet af outcomes i retningslinjerne.

 

Vi ser positivt på sammenlægningen af budget margin og unallocated funds, da det i det nuvæ-rende format til tider kan være uklart hvori forskellen på de to poster ligger. Derudover forventer vi det vil det give en øget fleksibilitet til at bruge disse midler, hvilket vi også bifalder.

 

Der er for nuværende lagt op til implementering af de nye retningslinjer fra januar 2022 for alle CISUs programorganisationer, inklusiv organisationer hvis nuværende program løber fra 2020-2024. Vi finder dette yderst problematisk, og ser det som en stor ekstra administrativ byrde at skulle indfør nye cost categories midt i en program fase, hvor eksisterende formater, admini-strative systemer og afregning af for eksempel overhead er sat op efter de gældende retnings-linjer. Derudover ser vi det som yderst vanskeligt at indlevere et afsluttende regnskab ved programmets afslutning, som dækker over individuelle regnskabsår med forskellige formater.

 

Inddelingen i cost categories er en øget administrativ byrde, efter som omkostninger som mo-nitorering samt administration og løntimer for både os og partner skal splittes ud på de enkelte outcomes efter nogle i praksis forholdsvis arbitrære fordelingsnøgler, eftersom man i praksis ofte arbejder med flere outcomes på en gang, hvor det kan være meget vanskeligt at vurdere, hvor grænsen mellem omkostninger på de forskellige går. Vi anerkender, at der i det udmeldte høringsoplæg er meldt ud at cost categories ikke er til forhandling, derfor vil vi ikke kommentere yderligere på disse, men i stedet kommentere generelt på forenklingsdagsordnen og komme med forslag til forenkling inden for denne ramme.
 

Helt overordnet finder vi, at det er meget vigtigt, at forenklingsdagsordenen bliver taget alvor-ligt, og at der differentieres mellem hvad der kan og skal forventes af organisationerne af-hængigt af hvor mange midler man får tildelt af CISU, og dermed alt andet lige de til rådighed værende ressourcer i de enkelte organisationer. Det synes vi ikke altid er tilfældet for nærvæ-rende. Vi kommer selv fra en organisation med betydelige administrative kompetencer, og vi skal således nok klare kravene, men ”blot” bruge uhensigtsmæssigt megen tid herpå. Vi ved, at flere kolleger i mindre organisationer finder de administrative byrder yderst krævende, og vi vil, som indikeret ovenfor, gerne slå på tromme for, at kravene bliver opdelt i forhold til udbetalte midler fra CISU. Man kunne forestille sig en snitfalde lagt samme sted som program ansøgnings-kravene fremadrettet (jf. den igangværende diskussion).

 

Konkret i forhold til forenklingsdagsorden og inden for rammerne af de pålagte cost categories mener vi, at det er uhensigtsmæssigt at budgettet er delt op i to dele med outcome and cost category breakdown og geographical breakdown. Med flere implementerende partnere under de enkelte outcomes er det en administrativ byrde at skulle dele kategorierne op samt sam-menlægge de enkelte partneres budgetter i et fælles detaljeret budget. Derfor foreslår vi, at fjerne det detaljerede budget (1C) og overlade den deltaljerede budgetlægning til den imple-menterende organisation, samt at sammenlægge outcome and cost category breakdown og geographical breakdown i det overordnet resumé (1A) som eksemplificeret i tabellen nedenfor. Da CISU i forbindelse med de årlige konsultationer allerede i dag har mulighed for at se organi-sationernes egne detaljerede budgetter, mener vi ikke, at dette vil gå ud over CISUs kontrolmu-ligheder. Desuden vil vi i den forbindelse godt opfordre CISU og Udenrigsministeriet til at prioritere yderligere partnerbesøg, i stedet for mere detaljerede budgetformater, da dette giver et bedre indblik i den faktiske implementering.

Friluftsrådet er taknemmeligt for muligheden at kommentere CISUs nye budgetretningslinjer for programbevillinger, som er sendt til høring i begyndelsen af maj 2021. Vi har følgende overordnede kommentarer til retningslinjerne og deres forventelige virkning på programorganisationer – især de organisationer med en mindre bevilling på under 5 mio. kroner om året.

 

Retningslinjer gældende for allerede bevilgede programmer
CISU lægger op til, at de nye retningslinjer gælder fra januar 2022 for alle programorganisationer. Også for de organisationer, som har en godkendt bevilling fra 2020 til 2023 under de nugældende retningslinjer. Det vil resultere i en betragtelig administrativ byrde, som i sidste ende ikke tilfører programmerne en merværdi. Til gengæld trækker det en del ressourcer ud af bevillingshavere både i Denmark og i Syd, som skal tilpasse deres budgetter til de nye krav. For organisationer med mindre bevillinger og tilsvarende mindre human ressources til rådighed, er det en stor byrde i en tid, hvor Corona har forstyrret programimplementering, og hvor mange programmer løbende justerer deres indsatser ift. til denne nye virkelighed. Sidst men ikke mindst, anser vi det som yderst vanskeligt at indlevere et afsluttende programregnskab, som dækker over forskellige budgetter og regnskabsformater.
Friluftsrådet foreslår på den baggrund, at de nye retningslinjer ikke omfatter igangværende programbevillinger.

 

Kostkategorier
Friluftsrådet læser, at kostkategorierne i bilag 1 er ikke til forhandling, da programorganisationer side-stilles med Udenrigsministeriets strategiske partnere. Til trods for dette, vil det være vigtigt, at CISU ad-vokerer for at forenkle kostkategorierne, så de matcher programmernes divergerende størrelser. Et eksempel er monitering, som er vanskeligt at opdele under de enkelte resultater (outcomes), da de fleste mindre organisationer monitorerer hele programmet (alle outcomes) – enten derhjemme eller under tilsynsbesøget. Vi vedkender os resultsbased budgettering, men det er vigtigt at holde sig for øje, hvad der praktisk set kan opdeles på outcome og geografisk niveau. Og sidst men ikke mindst, hvordan denne opdeling og regnskabsførelse vil ændre billedet ift. kostallokeringerne i et program på. 4,5 mio. kroner om året.

 

Forenklingsdagsorden
Udkastet til nye retningslinjer støtter ikke den forenklingsdagsorden, som CISU i de sidste år har givet udtryk for at ville forfølge på medlemsorganisationernes vegne. De nye budgetretningslinjer sidestiller programmer, stort som lille, med de store civilsamfundsorganisationer, der har strategiske partnerskaber med Udenrigsministeriet. Som nævnt før, vil det medføre større administrative omkostninger på bekostning af det egentlige arbejde mellemstore organisationer udfører i det Globale Syd i dag. Friluftsrå-det ville kunne klare de nye budgetmæssige og administrative programkrav, men vil bruge uhensigts-mæssigt mange ressourcer på opgaven. Friluftsrådet opfodrer derfor CISU til at finde en mere nuanceret tilgang til budgetlægning, som tager højde for programmets finansielle volumen, ligesom det også blev påpeget ift. vurdering og scoring ifm. programansøgninger (revision af programretningslinjer).

Generelt: sidenummerering skal være konsekvent, så henvisning i tekst til bestemt side passer (se f.eks. s.15 første linje, hvor der henvises til side 6, selvom det er side 7!)

 

S.2 sidst i sektion 2 + sidste linje på s.2: indsæt gerne specifikke links til hjemmesiden som en service (de kan så opdateres når I skal ’udgive’ guiden igen om 2 år 😊)

 

S.3 første afsnit af ’Midterm review: DOF har klart opfattet dette som en ekstern mid-term review, hvilket også er klart mest formålstjenligt for alle med friske øjne på programmet. Hvorfor står der så nu ’either internal or external’?

 

S.3 sidste bulletpoint i afsnittet ’Danish payroll costs’ bør flyttes, da det hører til under det efterfølgende afsnit ’Salaries – Local staff’

 

S.4 afsnit 4.1: afsnittet startende med ’Independent’ og de tre punkter bør slettes, da det ikke hører til i en budget guideline – det er højest en potentiel del af en narrativ ansøgningsguideline!

 

S.7 Example 1 andet afsnit: der bør stå ’….. (for a specific period) on more than one outcome/….’ Ellers ryger logikken ift. første sætning i afsnittet lige over ‘A1 costs need to be allocated among more than one outcome.’!

 

S.12 afsnittet ‘Rows’ andet bulletpoint: bør A2 ikke slettes i overskriften ’A1, A2, A3 and A5 – Danish payroll costs’, da den danske organisation vel under ingen omstændigheder kan budgettere med Danish payroll costs under A2, som jeg forstår det!?

 

S.12 under overskriften ’A5. Information….’, sidste del af anden sætning ’….you may choose to write ’information activities’ as Unit type 1.’: det er vel mere korrekt at skrive ’…under Main budget lines, column C, da ’information activities’ aldrig kan være en enhed (unit)!

 

S.15 – se min kommentar i parentesen under ’Generelt’ ovenfor ift. sidehenvisning!

 

S.15, desværre er logikken fra starten af regneeksemplerne ikke overført her til s.15 (det er ikke brugervenligt at skulle sidde og kigge frem og tilbage mellem s.7 og s.15.: f.eks. under overskriften ’head counts’ skal der jo stå efter første sætning ’….. (i.e. ’Heads’) but , only 2 employees in the HQ works on the programme.’ Ellers er der ikke en logisk kobling mellem teksten og budgetformat illustrationen (tallene i ’# of units 1’-cellerne!) lige nedenunder. Det gælder også for ’full time equivalents’ og ’hours’ – i sidstnævnte er tallet i øvrigt også forkert ift. s.7 (hvor tallet 2.892 timer er brugt, mens der her står 2.992 timer)!

 

S.16 sidste sætning nederst på siden, ’In Annex 1 example of the permissible use of person-hours are given under the cost categories A1, A3 and A5’: kan misforstås, så jeg foreslår en forbedret formulering: ’In Annex I, see the examples of the permissible type of working areas to be budgeted with person-hours by the Danish organization under the cost categories A1, A3 and A5.’. Ellers begynder man at sætte næsen op efter antallet/%-delen af totalbudgettet etc. 😊

 

DOFs høringssvar til ’Program Budget Format 2021’:

 

Det ser ud som om der er logisk og fin sammenhæng mellem 1A og de understøttende, uden at jeg har testet for fejl i grønne og blå felter!

 

Udfordringerne ligger helt klart i ’1C. Detailed budget’:

  • Det bliver en meget akademisk øvelse at opdele budgettet i f.eks. A1 og A3 på Outcomes – ren ’krystalkugle/gætværk’-budgettering!
  • Det bliver et hestearbejde at få 3 partnere i 3 landes udgifter til at passe ind i A2, fordi de skal være enige om ’Main budget lines’ formulering og så skal der summeres i 3 forskellige valutaer på hver eneste budgetlinje, da der vel ikke skal opdeles på lande i 1C (og ej heller på år)?

Høringssvar

CISU’s replik på høringssvar

Omkostningskategorier

KB: Finder implementeringen af nye retningslinjer fra januar 2022 for igangværende programmer problematisk.

 

GV: Vi forventer, at der i hvert fald for 2021 ikke forlanges regnskab indsendt efter de nye retningslinjer og formater, da de kræver en del systemtilpasning både hos egen organisation og hos partnerne. Det vil være en stor opgave i de kommende måneder at gøre systemerne klar til 2022, hvis de nye retningslinjer skal gælde fra næste år (for såvel budgetter som regnskab).

 

ØL: s. 5 Det vil give administrative udfordringer og ekstra arbejde, at implementere de nye omkostningskategorier pr. 01-01-2022 i en igangværende programbevilling. Det vil bl.a. kræve ændringer i udformningen af partnernes implementeringsbudgetter og selvfølgelig ændringer af programbudgettet. Vi håber derfor på en overgangsordning for at undgå denne administrative byrde midt i en programperiode og desuden evt. forringelser af budgetfleksibiliteten ved at overgå til nye omkostningskategorier. 

 

Friluftsrådet: Foreslår på den baggrund, at de nye retningslinjer ikke omfatter igangværende programbevillinger.

 

Som tidligere udmeldt kan CISU oplyse, at de nye omkostningskategorier efter krav fra UM skal implementeres fra 01-01-2022.

CISU og UM forhandler i efteråret 2021 om en overgangsordning for bevillinger med startdato før 01-01-2022 – herunder også for de eksisterende programaftaler.

CISU forventer – og vil arbejde målrettet for – at overgangsordningen betyder, at programmer med indsatsperiode 01-01-2020 – 31-12-2023 kan indsende regnskab for 2021 (som indsendes i 2022) efter de nuværende regler/format. Men vi forudser, der er en risiko for, at budgettet for 2022, og dermed også regnskabet for 2022, skal udarbejdes efter de nye regler/omkostningskategorier.

 

KB: Omkostningskategorier i modstrid med forenklingsdagsordenen

 

Friluftsrådet: Nye [budget-]retninglinjer støtter ikke forenklingsdagsordenen.

 

DOF: Udfordringerne ligger helt klart i ’1C. Detailed budget’: Det bliver en meget akademisk øvelse at opdele budgettet i f.eks. A1 og A3 på Outcomes – ren ’krystalkugle/gætværk’-budgettering! Det bliver et hestearbejde at få 3 partnere i 3 landes udgifter til at passe ind i A2, fordi de skal være enige om ’Main budget lines’ formulering, og så skal der summeres i 3 forskellige valutaer på hver eneste budgetlinje, da der vel ikke skal opdeles på lande i 1C (og ej heller på år)?

CISU er enige i, at opdelingen i omkostningskategorier ikke er en forenkling. Imidlertid er det et krav fra UM, at vi skal afrapportere på omkostningskategorier, og CISU er desværre nødt til at implementere omkostningskategorierne.

Friluftsrådet: Ønsker at omkostningskategorier ikke opdeles på outcomes.

Omkostningskategorier er indført pba. krav fra Udenrigsministeriet. Da CISU skal indrapportere på fordelingen omkostningskategorier/outcomes, er det nødvendigt med opdelingen.

 

 

 

   

Guiden

KB: Mener ikke, der bør indgå en konkret anbefaling til antallet af outcomes i retningslinjerne.

 

Budgetformatet er sat op til fire outcomes, og for at ansøger ikke skal tro, at man kategorisk skal anvende fire outcomes, så er der i teksten angivet en anbefaling/vejledning, som CISUs har ønsket at medtage.

GV: Vi mener, der kan blødes op på, at Mid-term review skal ligge i år 2. Det kan fx efter aftale med CISU ligge i år 2 eller 3.

 

 

 

 

 

DOF: S.3 første afsnit af ’Midterm review: DOF har klart opfattet dette som en ekstern mid-term review, hvilket også er klart mest formålstjenligt for alle med friske øjne på programmet. Hvorfor står der så nu ’either internal or external’?

I programperiodens andet år er organisationen forpligtet til at foretage et mid-term review af programmet, der skal indsendes sammen med den statusrapport, der indleveres efter programperiodens tredje år. Denne afrapportering indgår i den samlede track record som en del af review i programperiodens sidste år, hvis organisationen ønsker at ansøge om ny programbevilling (afsnittet kommer med i de opdaterede retningslinjer).

 

Det er fordi CISU nu giver mulighed for, at I enten selv laver mid-term review eller får en ekstern konsulent til at lave det. Dette er ændret for at give bevillingsmodtagere større fleksibilitet.

GV: A5, Informations-arbejde i DK, s. 5: Hvis informationsaktiviteter ikke er beskrevet, men alene budgetteret på ansøgningstidspunktet, skal de så senere beskrives til CISU, inden de implementeres? – Det vil være fint med en præcisering.

Det fremgår allerede af side 5, men vi tilføjer ‘to CISU’: ”However, the description must always be submitted to CISU no later than six months prior to project completion, and the information work must be designed to end before the project period expires.”

Axis: Side 3 i guide: ” It is possible to apply for coverage of the fees of an external consultant and the external consultant’s travel expenses, accommodation, per diem and milage allowance when following the conditions specified in section 3, Travel Expenses.”

  • Jeg kan ikke se section 3 travel expenses i budgettet?

CISU tager forslaget til efterretning og ændrer formuleringen fra ’section 3’ til ’chapter 3, page 2 ’Travel Expenses’.

 

Axis: Side 6: “allocation mechanism”. Hvordan ønsker I denne fordelingsmekanisme beskrevet? Skal det være bilag til budgettet, eller hvordan skal det fremgå?

 

Allocation mechanism (fordelingsmekanismen) angives i det detaljerede budget jf. også side 7 nederst (hvor dette fremgår) samt eksemplerne på side 15.
 

ØL: s. 5 + 19-21 Ifølge s. 5 er timer til finansiel monitorering omfattet af B1, hvorfor kan disse timer ikke medtages som en direkte udgift, da dette umiddelbart er et krav fra bevillingsgiver. Uklart om timer til finansiel monitorering er omfattet af de direkte omkostningskategorier (A3), eller om timerne dækkes af B1 ”Administration in Denmark” - Visits and monitoring visits not part of activity-specific monitoring (i.e., activity-specific monitoring is included in A.1 or A.3.).

 

Omkostninger til finansiel monitorering kan både være A3 og B1 alt afhængigt af hvad der monitoreres – program eller andet/organisationen generelt.


A3 omfatter de ’support’ omkostninger, der er direkte relateret til implementeringen af programmet (side 5) og dette specificeres i Annex I, under A3 i den næstsidste ’pind’:

  • Fair share of necessary personnel related costs (for essential program supporting staff and functions e.g., social security, HR, security/safety, and finance incl. expat related costs) through time registration or fair/transparent reallocation keys/ cost allocation mechanism

 

Dvs. A3 vil også inkludere den del af finansiel monitorering, der relaterer sig til programmet.

 

Hvad der derimod ikke dækkes af A3, men i stedet af B1, er ’support’ omkostninger, der ikke relaterer sig til programmet, men derimod til jeres egen organisation (eller projekter finansieret af andre) (s. 5) jf. Annex I, under B1 de tre første ’pinde’:

  • Administration and accounting of the organisation itself (i.e., not related to program activities).
  • The auditing of the organisation’s general annual accounts.
  • Visits and monitoring visits not part of activity-specific monitoring (i.e., activity-specific monitoring is included in A.1 or A.3.).

Et eksempel på en B1 omkostning vil være omkostningerne forbundet med Økologisk Landsforenings Årsregnskab. Her vil det ’kun’ være mellemregnskabet, der er en B1 omkostning.

 

 

Budget

KB: Forslår det detaljerede budget 1.C udgår (dvs. kun 1A).

CISU ønsker at bibeholde det detaljerede budget. Det detaljerede budget er implementeret af flere årsager, bl.a. efter ønske fra bevillingssystemet for at kunne vurdere omkostningsniveau (kriterie 11).

KB: For meget med opdeling af resumé i både a) outcome/cost category samt b) geografisk opdeling.

CISU skal indrapportere til UM i disse kategorier, hvorfor det er nødvendigt for os at bibeholde opdelingen.

GV: 5.3, TAB 1C, Detailed budget, s. 11. Detaljering af 5% egenfinansiering på outcomes fordelt over den 4-årige periode er vanskelig. Fundraisingmuligheder forandrer sig, og man ved ikke på forhånd, hvilke der giver resultat (fx fondsansøg­ninger). Det står endvidere i vejen for frivilliges involvering i fund­raising, hvis det på forhånd, skal være planlagt for hele 4-års perioden.

Det har været et krav hidtil, at det er specificeret på hovedbudgetlinjer (dvs. resuméet’), og den eneste ændring er detaljeringsniveauet. Et budget er ’et bedste bud’ på budgetterings­tidspunktet, og vil derfor kunne ændre sig i løbet af implementeringsperioden. CISU forstår ikke hvorfor detaljeringsgraden skulle stå i vejen for frivilliges involvering i fundraisingen.

GV: 5.4, TAB 1D, Danish payroll costs, s. 16. Der kræves en stor detaljeringsgrad på danske payroll costs, er det altsammen relevant og brugbart? Mht. nedbrydning på individ, kan der ske udskiftninger i løbet af perioden, og der er brug for at kunne agere med en vis fleksibilitet for at kombinere opgaver. En opdeling kunne fx være ansat/frivillig.
Mht. ’description of task’ – hvilket detaljeringsniveau forventes, er det nogen overordnede kategorier der tænkes på? Vi kan ikke se 5 år frem i tiden, så der er brug for en vis fleksibilitet for at arbejde resultatorienteret.

‘It is not possible to establish an exact ceiling for the proportion of a grant that may be spent on Danish payroll costs’

Der mangler pejlemærker i forhold til at afgøre, om man er inden for de acceptable rammer. Hvis der havde været målestok for proportionalitet tidligere, ville denne øvelse måske have været mindre gennemgribende.

Uændret ift. sidst. Det kan selvfølgelig ændres undervejs hvis der sker personudskiftning.

,

 

 

 

Description of task: Detaljerings-niveauet skal være således, at bevillingsudvalget kan vurdere proportionaliteten af omkostningen ift. det forventede outcome (jf. kapitel 3, General Requirements). Det bemærkes, at der jo er op til 15%, der kan være uallokeret, så der er allerede en del fleksibilitet indarbejdet i budgettet.

 

Pejlemærket er, at I skulle kunne argumentere for rimeligheden i forhold til opgaven.

GV: 4.2, side 4 og Cost category A2 i Annex 1: Det ville være nyttigt med eksemplificering vedr. omkostningskategori A2, fx i forhold til lokale partneres personale, hvor der nævnes, at man kan operere med ’pro rata, time registration-key, full time equivalents, head count or similar’. De konkrete eksempler der gives vedr. cost allocation mechanism fokuserer på A1 og A3 - side 7.

Det er uklart om der kræves tidsregistreringssystem for personale hos de lokale partnere. På side 3 nederst under ’Local staff’ står der, at der skal benyttes tidsregistreringssystem, hvilket virker som en indsnævring sammenlignet med mulighederne under A2 i Annex 1.

 

ØL: s. 3 ’Furthermore, a time registration system must be used, so that the actual number of person-hours used can be calculated, documented and approved’.

En øget ekstra administrative byrde på særligt de mindre organisationer og endnu en kontrolforanstaltning, der ikke rigtigt giver mening i et partnerskab og som alligevel er meget svær/umulig at kontrollere. Denne sætning foreslås slettet.

 

Eksemplerne 1-3 på side 7 kan også anvendes for A2 omkostninger.

 

 

 

 

 

 

Vedr. løn til lokalpersonale må man kun medtage de faktiske udgifter, hvorfor der er brug for et tidsregistreringssystem.

Vedr. A2/Annex I, så henvises til en fordelings­mekanisme, der kan anvendes til andre udgifter end løn.

 

 

 

 

 

 

 

GV: Budgetformat, 1A, Resumé. Så vidt vi kan se beregnes Information activities in Denmark (A5) ud fra Total PPA costs, hvor Unallocated funds (A6) ikke indgår. Det vil betyde en reduktion af midler til oplysningsarbejde sammenlignet med det tidligere format.

Det er en ændring, som UM har lavet jf. Annex I, A5: ” Max 2% of A1+A2+A3 budget.”

ØL: Idet der ikke længere eksistere en OH på DK-løn, reduceres fleksibiliteten i programmet, idet OH reduceres, og dette kan medføre nogle organisationer ikke længere vil søge CISUs udviklingsmidler.

I fanen med detaljeret partnerbudget kunne man godt illustrere, hvorledes lokale administrationsudgifter og lokal administration forventes opstillet i budgetteret (en budgetlinje pr. outputmål?). 

 

Overhead bortfalder efter krav fra UM.

 

Partnerbudgettet (fane 2) er tænkt som hjælp til jer og er frivilligt at benytte. Benytter I partnerbudgettet, så anbefaler CISU, at I anvender detaljeringsgrad som ’1C. detailed budget’ dvs. hver budgetlinje skal kunne specificeres på de angivne kolonner (Unit type1, #Units1, Unit Value Unit 1, #Unit 2 samt Unit Type 2).

Herved kan I blot ’copy-paste’ den del af budgettet, der er i DKK ind i fane 1C.

 

Fane 1C er derimod obligatorisk at bruge også for partnerdelen/omkostningskategori A2. Her gælder de generelle krav, der er specificeret i kapitel 3. side 2:

”The budget must be presented in a clear and transparent manner. It is important for the assessment of the Programme application that the budget is easy to understand. In this respect, please note that the proportionality of cost level and the expected outcome is an important part of the assessment.”

 

Det vil således ikke være tilstrækkeligt at have en budgetlinje pr. outputmål, idet det ikke vil være klart, hvad udgiften reelt dækker over (dvs. ikke klart eller transparent samt ikke muligt at vurdere proportionaliteten af omkostningsniveau ift. outcome).

 

 

Andet:

GV: Vi ser et behov for, at CISU laver et informationsarrangement og udfolder cost categories med konkrete eksempler, så der er fælles forståelse. I retningslinjerne er der også brug for, at snitfladen mellem A1 og A2 udfoldes. Den er ikke eksemplificeret i retningslinjerne, og for organisationer som ikke har landekontorer er der brug for at få konkretiseret dette felt. A1 – A3 snitfladen er tydeligere eksemplificeret i retningslinjerne.

 

 

 

 

 

 

Ligeledes er der i et fælles forum for programmerne behov for gennemgang af konkrete eksempler på ’fair, transparent and reasonable cost allocation mechanism’, for at der bliver fælles forståelse og anvendelse hos organisationerne (afsnit 4.3, side 6).

CISU forventer at lave (flere) informationsarrangemen­ter om omkostningskategorierne, herunder et for igang­værende programmer, når overgangsordningen er færdigforhandlet med UM.

 

Vedr. snitflade mellem A1 og A2: Vi har angivet, hvilken kreds omkostningskategorierne vedr. i overskrifterne til hhv. kapitel 4.1 og 4.2 dvs.:

  • A1 vedr. kun den danske ansøger/bevillingshaver jf. side 4, afsnit '4.2. The cost categories relevant for Danish applicant / grant holder'
  • A2 vedr. kun partnerne. Jf. Side 4, afsnit ’4.1. The cost category relevant for local implementing partner’.

 

Der er i eksempel 3 givet eksempler på 3 ’godkendte’ fordelingsmekanismer (jf. Annex I). Anvendes en anden mekanisme end de der er specificeret i Annex I, så vil det være en subjektiv vurdering (af bevillingssystemet ifm. vurderingen, af jeres revisor/CISU ifm. rapportering) om denne fordelingsmekanisme er ’fair, transparent and reasonable’.

ØL: S. 8 + 11 + 21. Det ville være en hjælp, hvis der indsættes eksempler på medfinansiering fra afsluttede bevillinger til inspiration.

I programretningslinjerne fremgår, hvad medfinansiering kan indbefatte. Dette er dog ikke konkrete eksempler fra afsluttede bevillinger, men beskrevet mere generelt. Vi har noteret os ønsket om konkrete eksempler.

Høringsdokumenter