For bevillinger under FVR gælder det, at de bevillinger, der endnu ikke har nået at gennemføre alle planlagte aktiviteter, har fået tilbud om at udskyde både projekternes afslutningsdato såvel som rapporteringsdeadlines. Samtidig er alle projekter blevet opfordret til at lave alternative strategier for at nå deres målgrupper som erstatning for de aktiviteter, der nu ikke kan gennemføres. FVR-medarbejderne er i kontakt med de enkelte bevillingshavere for at aftale dette nærmere.

Danske civilsamfundsorganisationer, der sammen med partnerorganisationer arbejder for at styrke civilsamfund og bidrage til udviklingsresultater igennem CISU-bevillinger, er i en unik position til at kunne understøtte lokale indsatser, når corona-krisen rammer eller truer med at ramme.

Der er derfor behov for stor fleksibilitet, så der kan omlægges, ændres, udskydes og aflyses aktiviteter, når der er behov for det. Fleksibiliteten må dog samtidig bygge på så en grundig som mulig information om og gode analyser af situationen for bevillingshvere, partnere og fælles indsatser.

Målet er:

• at kunne understøtte, at den danske organisation og partnerne kan ændre rolle og aktiviteter i en ændret kontekst, hvor det er nødvendigt;
• at kunne sikre, at mest muligt af det, der er opnået - og ønskes opnået - i indsatserne kan forblive intakt under den enkelte bevilling.

Nedenstående bygger på den allerede gældende fleksibilitet og de kendte processer under de eksisterende retningslinjer for puljerne. Herudover bygger det på CISUs erfaringer med særlig fleksibilitet overfor bevillingshavere f.eks. i forbindelse med Ebola-krisen, og på de henvendelser vi har modtaget i den seneste uge. I en udmelding fra Udenrigsministeriet har vi set stor forståelse for behovet for yderlige fleksibilitet.

Inden bevillingshavere udskyder eller sætter indsatser på pause, anbefaler CISU stærkt, at bevillingshavere drøfter, om deres lokale partner har mulighed for at arbejde med at modvirke og afbøde konsekvenserne af coronavirus for deres målgrupper. Gerne i samarbejde med andre lokale aktører og gerne ved at tænke ud af boksen.  

Hvis der kun er tale om små ændringer i den planlagte indsatser, som for eksempel enkelte udsatte rejser, mindre udskydelser og omlægninger af aktiviteter, kan det beskrives i den almindelige rapportering eller ved senere anmodninger om budgetændringer og/eller forlængelser af indsatsperioder.

Umiddelbare ændringer i en indsats:

• Hvis man vælger at ændre dele af indsatsen med det samme, skal man indsende et forslag til en velbegrundet plan for dette til CISU.
• Det samme gælder, hvor der er behov for en forlængelse af indsatsen (no cost extension) med ændret tids-/aktivitetsplan og budget (gælder kun projekt-bevillinger).

Midlertidigt ophør af en indsats

• Hvis man vælger midlertidigt at ophøre med at implementere en indsats, kan man gøre det i op til seks måneder for bevillinger under civilsamfundspuljen og CISUs oplysningspulje, og i op til to måneder for DERF og programbevillinger under Civilsamfundspuljen. Det skal meddeles CISU med en velbegrundet skrivelse.(Se længere nede)

Udsættelse af opstart af en ny indsats

• Hvis man vælger at udsætte opstart af ny indsats, gælder de samme regler som ved midlertidigt ophør af en indsats. I god tid inden opstart (af en ny indsats) eller ved genopstart af en igangværende indsats, skal bevillingshavere indsende et forslag til en plan, som skal godkendes af CISU (eller meddele at indsatsen fortsætter som oprindeligt planlagt).

Ønsker om ændringer skal – som sædvanligt – gøre brug af formatet "Anmodning om ændring af indsats, indsatperiode og/eller budget". Det findes her

Begrundelse for ændringerne må maksimalt må fylde to sider - dog fire sider for programbevillinger.

Begrundelsen skal angives under punktet ”Begrundelser for ændring af periode og/eller budget” og skal indeholde:

• En kort beskrivelse af den ændrede kontekst, der har betydning for de planlagte eller igangværende indsatser.
• En beskrivelse af, hvordan den ændrede kontekst direkte påvirker indsatsen og anvendelsen af budgettet. For eksempel om der er behov for at stoppe dele af aktiviteterne i en periode eller at justere på målgrupper, aktiviteter, mål/indikatorer eller strategi.
• En kort beskrivelse af, hvordan man ønsker at ændre indsatsen. For eksempel om man ønsker at sætte den på pause, stoppe den, ændre tidsramme, videreføre den med nye aktiviteter eller ændre tidsperspektivet. 
• Der skal vedlægges en revideret aktivitetsoversigt (eventuelt i form af en opdateret LFA eller resultatramme og evt. ToC) samt den forventede tidsplan.
• Aktiviteter, der retter sig direkte mod at afbøde, forebygge, oplyse om eller håndtere konsekvenser af coronavirus skal beskrives og begrundes særskilt. 
• Hvis man ønsker at justere i budgettet, skal man også udfylde budgetdelen af formatet.

Anmodningen uploades i Vores CISU (https://vores.cisu.dk) hverefter man vil få svar fra CISU. 

Det er muligt at omlægge dele af midlerne i indsatser i Civilsamfundspuljen til serviceydelser i forbindelse med lokal håndtering af COVID-19. Læs mere om Civilsamfundspuljeindsatser i skrøbelig kontekster på s. 15-17 i retningslinjerne. 

Omlægningen skal kunne begrundes tydeligt på baggrund af en analyse af konteksten og situationen i det område, indsatsen finder sted. Partnerens rolle og kapacitet til at løse opgaven skal også beskrives.

Er der tale om mere end 40% af budgettet eller mere end 100.000 kroner, anbefaler CISU kraftigt, at den danske organisation og partneren søger inspiration fra ”Core Humanitarian Standards” (CHS) som findes her i omlægningen af indsatsen. Man kan læse mere om hvordan man kan anvende standarderne i relation til COVID-19 udbruddet her. Man kan også søge vejledning hos CISU i anvendelse af standarderne. 

CISU opfordrer bevillingshavere og partnere til først og fremmest at overveje, hvilke relevante aktiviteter den danske organisation og partneren kan erstatte eller omlægge af de planlagte aktiviteter. Det bidrager også til, at partneren kan fortsætte sin drift i den pågældende periode. Aktiviteterne skal fortsat være relevante for den lokale kontekst og så vidt muligt for den pågældende indsats. Se mere formålet med omlægninger i afsnittene om ”baggrund” og ”hvilke ændringer”. 

Midlertidig hjemsendelse, afskedigelse eller lignende af personale skal overholde gældende kontrakter, lokal lovgivning, arbejdsmarkedsaftaler etc. Da der kan være tale om en force majeure situation, kan man lave aftaler om særlige vilkår. Det kan for eksempel være omkring hjemmearbejde ved karantæne, freelance-arbejde eller timeaflønning.

For de danske organisationer vil det ikke være muligt at anvende mere end de 7 % i administrationsomkostninger, som er allokeret i budgettet. Det endelige administrationsbidrag skal fortsat beregnes af afholdte udgifter.

Det gælder for alle bevillinger, at de ikke kan overskrides, og at det ikke er muligt at forøge dem. 

Ved planer om at ændre i programbevillinger, skal foreninger med programbevillinger estimere, om ændringerne får betydning for anvendelsen af budgettet for indeværende år, og om det forventes, at overførslen til 2021 kan blive større end 15% af årets budget.

Det forventes, at de gældende deadlines for indsatsen overholdes. Der kan i særlige tilfælde anmodes om udsættelse af rapportering eller regnskabsaflæggelse til CISU gennem en begrundet skrivelse til CISU.

Under normale omstændigheder skal organisationsregnskaber sendes til CISU inden den 1. juli. Vi ved, at mange foreninger må udskyde generalforsamlinger og dermed ofte godkendelse af regnskaberne. Bliver en forenings generalforsamling udskudt, er det derfor muligt at indsende regnskaberne senere. Indtil videre dog senest inden den 15. september.

CISU bestræber sig på, at alle kontraktindgåelser og udbetalinger vil kunne ske som normalt - dog med ændrede procedurer. Udefrakommende forhold kan i nogle tilfælde forsinke sagsbehendlingen. 

I lyset af myndighedernes anbefalinger og globale restriktioner på rejser mellem lande vil der kunne opstå udfordringer i forhold til monitorering af indsatser.

Hvis det er tilfældet, er det muligt at omlægge til såkaldt ’fjernmonitorering’. Dette kan enten gøres af den danske organisation virtuelt. Det kan også være en god idé at hyre en lokal konsulent til at udføre monitoreringsbesøget, så længe situationen i landet tillader det (jf. forholdsregler i de forskellige lande). Alle nødvendige forholdsregler skal tages for at sikre at både konsulent, partner og målgruppen ikke udsættes for unødige risici i forbindelse med udførelsen af monitoreringsopgaven. Man bør konsultere partner(e) og gerne CISU omkring dette.

CISU opfordrer desuden bevillingshaverne til at være kreative i forhold til at finde nye måder at drøfte indsatsen og partnerskabet med partneren og at bruge nye redskaber til at dokumentere implementering af indsatsen. Det vil desuden være muligt at anmode om en udskydelse af indsendelse af rapportering til CISU, hvis bevillingshaverne kan begrunde det.

CISU arbejder i efteråret på at udvikle en guide til at lave fjernmonitorering. 

Den danske bevillingshaver skal sikre at tilsyn mht. forvaltning, administration og økonomistyring udføres, i henhold til egne formater for tilsyn eller på baggrund af CISUs tjeklister eller anden form for dokumenteret gennemgang.

Udgangspunktet er CISUs finansielle standarder og uanset tilsynets form/metode skal tilsynet indeholde samme elementer, som der er angivet i CISUs finansielle standarder.

For bevillingshavere, hvor det ikke er muligt at føre finansielt tilsyn hos partnerne indenfor projektperioden for eksempel pga. Covid19-restriktioner på rejser, er der nedenstående alternativer/muligheder. Disse muligheder kan også anvendes generelt som et alternativ til de sædvanlige fysiske tilsynsbesøg hos partnerne og/eller en styrkelse af monitoreringen af projektet.

Online tilsyn

Tilsyn hos partnerne kan gennemføres via Skype, Teams, Zoom eller anden online platform med kamera.

Det er vigtigt at anvende et systematisk tilsynsformat, at alle punkter i formatet gennemgås under mødet, og at tilsynet undervejs dokumenteres med lyd og billede-optagelser, dvs. video, som optages eller billeder fra telefoner eller lignende der umiddelbart sendes. Alternativt kan man også tage billeder af skærmen, når der fremvises dokumenter sammen med et af parterne godkendt referat.

Tilsynet skal indeholde stikprøver som udvælges af den danske bevillingshaver for dokumentation for f.eks. bankafstemninger, bankkonto dokumentation fra bank, bilag med behørig godkendelse, bogføring/registrering m.v.

Lokalt eksternt fysisk tilsyn

Hvis online-tilsynet ikke giver et klart billede af de interne kontroller, bilagsdokumentation eller lignende, dvs. hvor der er tvivl om, hvorvidt alle krav og standarder er opfyldt, kan den danske bevillingshaver vælge at supplere med et lokalt eksternt og fysisk tilsyn. Dette kan enten være af den lokale revisor, som alligevel skal revidere regnskabet for projektet, eller en ekstern konsulent med relevante kompetencer. For den lokale revisor vil dette omfatte en udvidet gennemgang af interne procedurer m.v., dvs. udover de kontroller, som er omfattet af forvaltningsrevisionen, som partner i forvejen er underlagt.

Denne mulighed med lokal revisor eller ekstern konsulent kan også anvendes for danske bevillingshavere, hvor det ikke er muligt at gennemføre et online-tilsyn pga. internet-udfordringer m.v.

Såfremt der aftales eksternt tilsyn ved lokale revisor og/eller ekstern konsulent, skal disse udgifter dækkes af den eksisterende bevilling. Er I nødt til at ændre budgettet, så husk at ændringer i lønomkostninger, personaleydelser og revision kræver forhåndskendelse af CISU via en ændringsanmodning.

I forhold til de generelle forvaltningsmæssige rammer for CISUs puljer findes en vejledning om forvaltning af bevillinger fra Civilsamfundspuljen. For DERF anvendes DERF Grant Management Guide. 

I forhold til Civilsamfundspuljen bør bevillingshavere være opmærksomme på, at der under punkt 7 står, at den danske forenings bestyrelse har pligt til straks at give CISU besked, hvis der opstår væsentlige ændringer og vanskeligheder med at gennemføre indsatsen, herunder med at overholde det godkendte budget. Desuden henviser vi til Retningslinjer for Civilsamfundspuljen (opdateret version 2.0 januar 2019) s. 13, 14 og 15 om skrøbelig kontekst.  

CISU behandler alle sager hurtigst muligt og inden for maksimalt otte arbejdsdage for Civilsamfundspuljen og maksimalt fire arbejdsdage for DERF. CISU kan i alle situationer bede om flere oplysninger, som skal indsendes hurtigst muligt. Det kan forlænge behandlingstiden.

Justeringer, der i sekretariatet vurderes til at ændre betydeligt på selve bevillingsgrundlaget (f.eks. ændringer i målgrupper, hovedformålet med indsatsen eller ændringer i forhold til partnere), vil blive behandlet af CISUs bevillingssystem. Det vil ligeledes kunne forlænge behandlingstiden.

OBS. Ændringerne kan først iværksættes, når planen er godkendt af CISU.