ForsidePuljerCivilsamfundspuljenNår I har fået en bevillingSamarbejdsaftaler

CISU anbefaler, at projektsamarbejde mellem danske foreninger og deres lokale partnere forankres i en skriftlig samarbejdsaftale. Samarbejdsaftalen er et krav ved bevillinger over 200.000 kr. fra CISUs puljer, men det er altid klogt at have aftaler på skrift.

 

Samarbejdsaftalen er en formalisering af det specifikke projekt eller partnerskabsaktivitet, som partnerorganisationerne skal gennemføre. Hvis man er så heldig at være på stedet, når samarbejdsaftalen underskrives, kan det laves som en begivenhed, som markerer starten af en ny etape i jeres partnerskabsrelation.

 

Hent forslag til disposition med bl.a. forslag til indhold og opbygning af samarbejdsaftalen på fire sprog.

 

Vigtige pointer om samarbejdsaftaler
 

Samarbejdsaftalen bør afspejle gensidigheden i partnerskabet. Derfor der det vigtigt, at samarbejdsaftaler beskriver ansvar og forpligtelser såvel som rettigheder for alle parter, f.eks.:

  • Den danske organisation har krav på at kunne føre tilsyn med projektet, og den lokale partnerorganisation er forpligtet til at tage imod de danske tilsynsbesøgende. Men omvendt kan det også indføres, at den danske organisation er forpligtet til at tage hensyn til partnerens planlægning og melde besøget ud i god tid, eller at datoerne for besøget planlægges i fællesskab.
  • Alle parter kan opsige samarbejdet med fx 3 måneders varsel. Den danske organisation har ret til at opsige samarbejdet øjeblikkeligt, hvis det drejer sig om brud på aftalen. Der kan alligevel opstå situationer, som f.eks. kan omhandle samarbejdsproblemer mellem den lokale partner og en dansk udsendte eller projektkoordinator. Det kan være hensigtsmæssigt at indføre mekanismer for klager, konflikthåndtering og mægling, således at den lokale partner har ret til bringe nogle ubehagelige emner op indenfor nogle på forhånd aftalte rammer.

 

Udenrigsministeriet kræver, at alle samarbejdsaftaler indeholder følgende klausuler:

  • Anti-korruptions klausul:

”No offer, payment, consideration or benefit of any kind, which could be regarded as an illegal or corrupt practice, shall be made, promised, sought or accepted - neither directly nor indirectly - as an inducement or reward in relation to activities funded under this agreement, incl. tendering, award or execution of contracts. Any such practice will be grounds for the immediate cancellation of this agreement/contract and for such additional action, civil and/or criminal, as may be appropriate. At the discretion of the Royal Danish Ministry of Foreign Affairs, a further consequence of any such practice can be the definite exclusion from any tendering for projects, funded by the Danish Ministry of Foreign Affairs”.

 

  • PSEAH-klausul:

The parties agree to actively prevent sexual exploitation, abuse and harassment (PSEAH)[1], and to ensure, in the best possible way, that the intervention is carried out in an environment free of all kinds of exploitation, abuse and harassment, sexually or otherwise, especially in the case of particularly vulnerable groups.”

 

[1] Sexual harassment is understood as any kind of unwanted verbal, non-verbal or physical behavior of a sexual nature with the aim or impact that a person’s dignity is violated, especially if it happens in a threatening, hostile, degrading, humiliating or offensive environment. Sexual exploitation is understood as attempts or actual abuse of position of power to exploit a person’s vulnerability for sexual gain. This also applies to relationships where economic, social or political advantage is gained from another person on the basis of sexual exploitation. Sexual abuse can consist of either a threat of or actual physical abuse of a sexual nature.  

 

Samarbejdsaftalen - et levende dokument


Samarbejdsaftalen er ikke kun en formalitet. Den er mere end et underskrevet papir, som ender i en skrivebordsskuffe og den skal derfor udformes på en måde, så den kan bruges i projektimplementering, hvis der opstår udskiftning i personalet, uklarheder, uenigheder eller direkte konflikter.

 

Detaljeringsgraden af samarbejdsaftaler kan variere. Det kan komme an på tidligere praksis, kontekstuelle forhold o.l. Nogle samarbejdsaftaler indeholder navngivne ansvarlige, e-mail adresser, hvor korrespondancen skal sendes til, og bankkontonummer. Nogle har en detaljeret beskrivelse af regnskabsprocedurer og budgetstyring. Andre beskriver disse på et mere generelt niveau og henviser til bilag, som kan vedlægges den oprindelige aftale efter behov.
 

Har du selv eksempler?

Har jeres organisation en samarbejdsaftale eller anden erfaring omkring samarbejdsrelationen, som I vil gerne dele med andre, kan I sende en e-mail til puljer@cisu.dk