Formater, vejledninger og retningslinjer

Inden I ansøger en af CISUs puljer bør I gøre jer bekendt med retningslinjerne for puljen. Brug altid den nyeste version af retningslinjerne, der ligger her: 

Civilsamfundspuljen: dansk / English

Engagementspuljen: dansk / engelsk 

CISUs Oplysningspulje: dansk

Programmer: English

Vær opmærksom på at Civilsamfundspuljens generelle retningslinier afsnit 1-3 også er grundlag for Programmer, og derfor skal være kendt af programansøgere.

DERF - Den Danske Nødhjælpspulje: Retningslinjer, formater og vejledninger findes her

OpEn - Udenrigsministeriets Oplysnings- og Engagementspulje: Retningslinjer, formater og vejledninger findes her 

Alle ansøgninger skal uploades via CISUs online ansøgningsmodul Vores CISU. Ansøgningen skrives på enten dansk eller engelsk. Ansøgningen indsendes i Word-format. 

Læs mere om ansøgningsprocessen her: Sådan søger I CISUs puljer samt i retningslinjerne for den respektive pulje.

Civilsamfundspuljen

Små Indsatser dansk / Small-scale Interventions English  

OBS: Det er muligt at søge Små Indsatser på video. En videoansøgning må være 10 minutter lang og skal svare på de spørgsmål, der stilles i ansøgningsformatet. Se eksempel på videoansøgning her. Ansøger skal uploade videoansøgning på siden https://upload.cisu.dk Brugernavn: upload. Password: Suwiju94.
 

Medborgerindsatser dansk / Citizen Participation Interventions English 

Udviklingsindsatser dansk / Development Interventions English

Støtte til Ansøgningsproces dansk / Support for the Application Process English 

Støtte til Samfinansiering dansk / Support for Co-Funding English

Kapacitetsanalyse: dansk / Capacity Assessmnet English

Climate Change Adaptation Modality: English

CISUs Oplysningspulje

Ansøgningsformat dansk 

Program

Første del programproces: formater forberedelse

Track Record Document (TRD)

ToR Review

ToR CapPro

Concept Note and Programme Document (Draft Concept Note)*

Anden del programproces: formater vurdering programegenthed

Forside konceptnote ansøgning

Management Response (CapPro/Review)

Management Response (Finansielt tilsyn)

Concept Note and Programme Document (Final Concept Note)*

Concept Note budget

Tredje del programproces: formater vurdering ansøgning

Forside programansøgning

Concept Note and Programme Document (Programme Document)*

Programme budget

Dokumenter og formater der relaterer sig til alle dele af programproces

Assessment Criteria

Tidsplan 2023 programproces

Guidance Note local leadership

Guidance Note ToC and Results Framework

Guide Programme Budget

Mid-term review format (to be used as inspiration)

* Concept Note and Programme Document er et generisk dokument anvendt i de tre etapper i programproces

DERF - Den Danske Nødhjælpspulje

Alle relevante formater og vejledninger til DERF kan findes her

Forside til ansøgningen skal udfyldes og underskrives af den danske ansøgende organisation og hovedpartner(e). Der må gerne underskrives en forside for hver partner. Forsiderne skal dog samlet i ét dokument.

Underskrevet forside uploades via CISUs online ansøgningsmodul Vores CISU

Civilsamfundspuljen (inklusiv Klimatilpasning, CCAM) forside

Programmer: se under ansøgningsformater og bilag

CISUs oplysningspulje forside

​DERF - Den Danske Nødhjælpspulje forside

Budgetformatet skal udfyldes og uploades som excel-fil via CISUs online ansøgningsmodul Vores CISU.

Civilsamfundspuljen

Budgetvejledning 

dansk (opdateret 03.2023)

engelsk (opdateret 03.2023)

spansk (senest opdateret 09.2021. Det er den seneste danske version, der er gældende!)

 Seneste ændringer i budgetvejledning og budgetformater

Budgetformat

Små Indsatser, Medborgerindsats, Udviklingsindsats, Støtte til Samfinansiering, Støtte til Klimatilpasning (CCAM) dansk / engelsk

Budgetformat til Støtte til Ansøgningsproces dansk / engelsk

Guide to convert from old to new budgetformats

CISUs Oplysningspulje

Budgetformat dansk

Programmer

Se links under ansøgningsformater og bilag

DERF - Den Danske Nødhjælpspulje

Alle relevante formater og vejledninger til DERF kan findes her

Honorar- og dagpengesatser
Satsregulering for tjenesterejser 2023

For at ansøge CISUs puljer, skal organisationen have et årsregnskab, der er underkastet revision. Årsregnskabet uploades via Vores CISU.

Krav til årsregnskabet på ansøgningstidspunktet:

 Årsregnskabet skal revideres af en godkendt registreret revisor, men kan også udføres af en foreningsvalgt ikke-faguddannet revisor. Hvis sidstnævnte er tilfældet, skal revisor opfylde almindelige habilitetskrav, dvs. at der ikke må foreligge omstændigheder, der kan vække tvivl om vedkommendes uafhængighed. Revisor kan godt være medlem af foreningen, men må ikke være en del af bestyrelsen.   

Årsregnskabet skal underskrives af revisor samt af organisationens tegningsberettigede. Enten i dokumentet eller ved elektronisk underskrift. 

Årsregnskabet skal som minimum indeholde a) en resultatopgørelse med indtægter og udgifter og b) en balance, hvor egenkapitalen fremgår.

CISU skal af årsregnskabet kunne se, at foreningen har minimum 50 betalende medlemmer eller økonomiske bidragsydere. Hvis det ikke fremgår af årsregnskabet, kan CISU anmode om anden dokumenataion. Ekesmpelvis en medlemsliste samt en skal bankudskrift der viser indbetaling af kontingent.

Der er ikke krav om at årsregnskabet indeholder en påtegning eller at der er foretaget forvaltningsrevision og juridisk kritisk revision.        

Når I har fået en bevilling fra CISU skal I efterleve en række krav til forvaltningen af bevillingen. Disse krav fremgår af forvaltningsvejledningen.

Civilsamfundspuljen, Styrkelse af Civilsamfundets Råderum og Klimatilpasning (CCAM): 

Forvaltningsvejledning dansk (opdateret 01.2023)

Forvaltningsvejledning English (opdateret 01.2023)

Huskeliste - hvilke krav er der til forvaltning af bevilling hvornår?

Engagementspuljen: Specikke krav til forvaltning af bevillinger fra engagementspuljen (et tillæg til forvaltningsvejledningen for civilsamfundspuljen) dansk

Oplysningspuljen: Der findes ingen forvaltningsvejledning for CISUs Oplysningspulje. Det er indeholdt i retningslinjerne for puljen.

Programmer: English.

DERF - Den Danske Nødhjælpspulje: English

Når du har modtaget en mail fra CISU med en bevillingskontrakt, skal du gøre følgende:

1. Underskriv kontrakten og gem den i eget system
2. Find nu den pågældende bevilling i Vores CISU og tryk på den
3. Tryk på fanen ’Milepæle’ øverst på skærmen
4. Find ’Kontrakt’ på listen og tryk på den
5. Upload kontrakt
6. Tryk ”Send”

Eventuelle spørgsmål sendes til CISUs puljemails (puljer@cisu.dk eller derf@cisu.dk)

Det er et krav for alle bevillinger uanset størrelse, at der laves en samarbejdsaftale mellem den danske organisation og hovedpartneren i indsatsen. CISU anbefaler dog, at der også laves samarbejdsaftaler med eventuelle andre partnere i indsatsen. 

Læs mere om krav til samarbejdsaftale i forvaltningsvejledningen for den respektive pulje.

Hent forslag til disposition med bl.a. forslag til indhold og opbygning af samarbejdsaftalen på dansk, engelsk, spansk og fransk.

Vigtige pointer om samarbejdsaftaler
 

Samarbejdsaftalen bør afspejle gensidigheden i partnerskabet. Derfor der det vigtigt, at samarbejdsaftaler beskriver ansvar og forpligtelser såvel som rettigheder for alle parter, f.eks.:

Den danske organisation har krav på at kunne føre tilsyn med projektet, og den lokale partnerorganisation er forpligtet til at tage imod de danske tilsynsbesøgende. Men omvendt kan det også indføres, at den danske organisation er forpligtet til at tage hensyn til partnerens planlægning og melde besøget ud i god tid, eller at datoerne for besøget planlægges i fællesskab.

Alle parter kan opsige samarbejdet med fx 3 måneders varsel. Den danske organisation har ret til at opsige samarbejdet øjeblikkeligt, hvis det drejer sig om brud på aftalen. Der kan alligevel opstå situationer, som f.eks. kan omhandle samarbejdsproblemer mellem den lokale partner og en dansk udsendte eller projektkoordinator. Det kan være hensigtsmæssigt at indføre mekanismer for klager, konflikthåndtering og mægling, således at den lokale partner har ret til bringe nogle ubehagelige emner op indenfor nogle på forhånd aftalte rammer.

Udenrigsministeriet kræver, at alle samarbejdsaftaler indeholder følgende klausuler:

Anti-korruptions klausul:

”No offer, payment, consideration or benefit of any kind, which could be regarded as an illegal or corrupt practice, shall be made - neither directly nor indirectly - as an inducement or reward in relation to tendering, award of the contract, or execution of the contract. Any such practice will be grounds for the immediate cancellation of this contract and for such additional action, civil and/or criminal, as may be appropriate. At the discretion of the Danish Ministry of Foreign Affairs, a further consequence of any such practice can be the definite exclusion from any tendering for projects, funded by the Danish Ministry of Foreign Affairs.”

PSHEA-klausul:

“The Danish MoFA has a zero tolerance for inaction approach to tackling sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH2) as defined in UNSG Bulletin ST/SGB/2003/13 and the definition of sexual harassment in UNGA Resolution A/RES/73/148. The Implementing Partner, and its sub-grantees, will take appropriate measures to protect people, including beneficiaries and staff, from SEAH conducted by its employees and associated personnel including any sub-grantee staff and take timely and appropriate action when reports of SEAH arise. In the event that the Implementing Partner receives reports of allegations of SEAH, the Implementing Partner will take timely and appropriate action to investigate the allegation and, where warranted, take disciplinary measures or civil and/or criminal action. Any violation of this clause will be ground for the immediate termination of this Agreement.”

Anti-terror-klausul:

Alle anmodninger skal indsendes via Vores CISU

Civilsamfundspuljen og Styrkelse af Civilsamfundets Råderum

Bevillinger godkendt før 1. sept 2021: dansk (Hjælpeark til budget: excel-hjælpeark)

Bevillinger godkendt efter 1. sept 2021: dansk (Hjælpeark til budget: excel-hjælpeark) / engelsk (Hjælpeark til budget: excel-hjælpeark)

Engagementspuljen 

Bevillinger godkendt før 1. sept 2021: dansk (Hjælpeark til budget: excel-hjælpeark)

Bevillinger godkendt efter 1. sept 2021: dansk (Hjælpeark til budget:excel-hjælpeark)

CISUs Oplysningspulje

Der er intet format til ændringsanmodninger. 

Programmer

Anmodning om ændringer

DERF - Den Danske Nødhjælpspulje

Alle relevante formater og vejledninger til DERF kan findes her

Sådan uploader I anmodningen:

1. Find den pågældende bevilling i Vores CISU og tryk på den
2. Tryk på ’Opret ændringsanmodning’ nederst på siden
3. Vælg hvilken salgs anmodning, der er tale om (periodeændring, budgetændring og/eller andet)
4. Upload ændringsanmodningen (husk at bruge det rigtige format for den pågældende pulje)
5. Tryk ”Send”

Eventuelle spørgsmål sendes til CISUs puljemails (puljer@cisu.dk eller derf@cisu.dk)

Alle anmodninger skal indsendes via Vores CISU: 

Civilsamfundspuljen, Engagementspuljen og Styrkelse af Civilsamfundets Råderum

Anmodning om udbetaling af midler

CISUs Oplysningspulje

Anmodning om udbetaling af midler

Programmer

Anmodning om udbetaling af midler

DERF - Den Danske Nødhjælpspulje

Alle relevante formater og vejledninger til DERF kan findes her

Sådan uploader I anmodningen: 

1. Find den pågældende bevilling i Vores CISU og tryk på den.
2. Tryk på ’Ind- og Udbetalinger’ øverst på skærmen.
3. Tryk på ’Send udbetalingsanmodning’ nederst på siden.
4. Indtast beløb og bankoplysninger og upload udbetalingsanmodningen (husk at bruge det rigtige format for den pågældende pulje).
5. Tryk ”Send anmodning”

Eventuelle spørgsmål sendes til CISUs puljemails (puljer@cisu.dk eller derf@cisu.dk)

Når man har fået en bevilling fra en af CISUs puljer, der er over 500.000 kr., skal man dele sin forenings årsregnskab, en note for bevillingen og foreningens årsberetning med CISU. Dokumenterne uploades på Vores CISU. 

Læs mere om kravene til årsregnskab i forvaltningsvejledningen for den respektive pulje

Projektbevillinger: Format til note der skal indsættes i foreningens årsregnskab.

Programbevillinger: Format til note der kan indsættes i foreningens årsregnskab.

Sådan uploader I årsregnskabet: 

1. I finder jeres ”Bevillinger” på Vores CISU 
2. Gå til den bevilling, hvor der er krav om organisationsregnskab (OBS: Der kan være mere end en bevilling med kravet, men det er nok at finde én af dem).
3. Tryk på ”milepæle” øverst på skærmen.
4. Find ”organisationsregnskab” på listen og tryk på den. Vær opmærksom på at vælge den med den rigtige deadline. For nogle bevillinger skal der nemlig uploades regnskaber i flere år (f.eks. et i 2020 og et i 2021).
5. Under ”Sidste regnskab” kan du se det seneste organisationsregnskab, der er uploaded.
6. Tjek, om det er det korrekte regnskab, og om alt er uploaded. Det er altid det sidst godkendte regnskab, der skal uploades. F.eks. er det årsregnskab- og beretning for 2019, der skal uploades til deadlines i 2020.

Der er nu to muligheder:

Mulighed 1: Det er det rigtige regnskab, der er uploaded:

1. Tryk ”Send” nederst på siden.
2. Nu ved CISUs forvaltere, at regnskabet er klar til at blive gennemgået.

Mulighed 2: Det er IKKE det rigtige regnskab, der er uploaded:

1. Tryk på ”Upload/rediger regnskab” nederst under ”Upload senest godkendte organisationsregnskab”
2. Du kommer nu over til siden om stamdata for din organisation.
3. Find boksen ”Regnskabstal og organisationsregnskab”
4. Tryk ”Tilføj” nederst i boksen.
   • Indsæt periode for senest godkendte regnskabsperiode og indberettet dato (dagsdato).
   • Upload årsregnskab.
   • Upload årsrapport/beretning (narrativ rapportering – ikke kun den økonomiske beretning) samt protokollat (hvis det er et krav – jf. forvaltningsvejledning).
   • Hvis regnskab, mellemregnskab og revisionspåtegning er i tre særskilte dokumenter samles de i en pdf – det kan i f.eks. gøre ved brug af programmet: https://smallpdf.com/da/merge-pdf.
   • Indsæt tal for ”Egen finansiering”, ”Offentlig finansiering” og ”Total omsætning”.
   • Tryk "Gem ændringer" nederst på siden.
5. Gå tilbage til bevillingen, milepæl, organisationsregnskab og gennemfør de to steps, der er beskrevet under ”Mulighed 1".

Bevillingshavere har pligt til straks (dvs. senest 14 dage efter hændelsen) at rapportere til CISU, hvis:

• Der opstår væsentlige vanskeligheder med at gennemføre indsatsen, herunder med at overholde det godkendte budget.
• Der opstår væsentlige problemer i forhold til modtagerlandets myndigheder, til partnerorganisationen eller til udsendte medarbejdere. 
• Der konstateres begrundet mistanke om tyveri, bedrageri, korruption eller anden misbrug af midlerne.
   

Læs mere på siden indberetning og klager.

Hvis den danske organisation udarbejder pressemateriale eller andet offentligt materiale om den bevilgede indsats, skal det synliggøres, at indsatsen er støttet af CISU. Kravet om synliggørelse gælder ikke for de lokale partnere. 

Download CISU logo

CISU logo - dansk
CISU logo - engelsk
 

Spørg os hvis I er i tvivl

Hvis I er i tvivl om, hvordan I kan synliggøre CISU er I meget velkomne til at kontakte CISUs kommunikationskonsulent Kim Jensen på kj@cisu.dk.  

CISU's Financial Checklist bruges af CISU, når medarbejdere er på tilsyn hos danske organisationer og deres partnere

Humentum (https://humentum.org/) er en global non-profit organisation, etableret i 2017 af InsideNGO, LINGOs og Mango, hvor de tre organisationer slog sig sammen.

De arbejder med humanitære og udviklingsorganisationer på verdensplan med at forbedre deres systemer og virke, samt hvordan CSO/NGO’ere kan blive mere ansvarlige, robuste og øge retfærdighed.

Humentum har et stort katalog af værktøjer, træning, blogs m.v.

Et af deres mest anvendte værktøjer er deres "finansielle helbredstjek", som er et værktøj for organisationer til at vurdere økonomistyring, interne kontroller m.v. i organisationen

CISUs Accountability Dialogue Tool er et værktøj, som organisationer kan anvende til vurdering og dialog om organisationens strukturer, interne sammenhænge og kontrolniveauer

For flere indsatser under CISUs puljer skal der rapporteres i løbet af en bevillingsperiode. Læs mere om kravene for statusrapportering i forvaltningsvejledningen for den respektive pulje. 

Herunder findes de relevante dokumenter til statusrapportering. 

Statusrapporteringen uploades via Vores CISU.

Civilsamfundspuljen

For indsatser med en varighed på 24 måneder skal der gennemføres en statussamtale med én af CISUs rådgivere halvvejs i perioden. Forberedelsesdokumentet uploades via. Vores CISU og bevillingshaveren vil efterfølgende blive inviteret til en samtale. 

Medborgerindsatser forberedelse til statussamtale dansk / engelsk

Udviklingsindsatser forberedelse til statussamtale dansk / engelsk

Climate Change Adapation / klimatilpasningsindsatser forberedelse under udarbejdelse

Støtte til Samfinansiering følger den rapporteringsform, som hoveddonor for indsatsen foreskriver. 

Engagementspuljen

Forberedelse til statussamtale dansk

Programmer

Krav om årlig statusrapport. Der er ikke et CISU format, men der er krav til indhold. Se forvaltningsvejledning. 

Sådan uploader I jeres rapportering: 

1. Find den pågældende bevilling i Vores CISU og tryk på den.
2. Tryk på fanen ’Milepæle’ øverst på skærmen.
3. Find 'statusrapport' på listen og tryk på den.
4. Upload statusraporten
5. Tryk ”Send”

Eventuelle spørgsmål sendes til CISUs puljemails (puljer@cisu.dk eller derf@cisu.dk)

Når indsatsen er afsluttet, skal I udarbejde en afsluttende rapport for bevillingen. 

Læs mere om kravene til den afsluttende rapport i forvaltningsvejledningen for den respektive pulje. 

Den afsluttende rapport uploades via Vores CISU.

Civilsamfundspuljen

Små Indsatser dansk // Small-Scale Interventions English

Medborgerindsatser dansk // Citizen Participation Interventions English

Udviklingsindsatser dansk // Development Interventions English

Støtte til Ansøgningsproces dansk

Støtte til Samfinansiering: den afsluttende rapport, der er sendt til hoveddonor, sendes til CISU // Support for Co-Funding: the final report sent to the main donor, is sent to CISU. 

Klimatilpasningsindsatser dansk // Climate Change Adaptation Interventions English

Styrkelse af Civilsamfundets Råderum

Afsluttende rapport dansk / engelsk

Engagementspuljen

Afsluttende rapport dansk / engelsk

CISUs Oplysningspulje

Afsluttende rapport dansk

Programmer

Programme Completion Report

DERF - Den Danske Nødhjælpspulje

Alle relevante formater og vejledninger til DERF kan findes her

Sådan uploader I den afsluttende rapport i Vores CISU

1. Find den pågældende bevilling i Vores CISU og tryk på den.
2. Tryk på fanen ’Milepæle’ øverst på skærmen.
3. Find 'afsluttende rapport' på listen og tryk på den.
4. Upload den afsluttende rapport
5. Tryk ”Send”

Eventuelle spørgsmål sendes til CISUs puljemails (puljer@cisu.dk eller derf@cisu.dk)

Når indsatsen er afsluttet, skal I indsende et revideret afsluttende regnskab for bevillingen. 

CIVILSAMFUNDSPULJEN

Læs om kravene til det afsluttende regnskab i forvaltningsvejledningen.

Læs om regnskabsformat A, B og C i denne vejledning.

Små Indsatser, Medborgerindsatser, Udviklingsindsatser, Styrkelse af Civilsamfundets Råderum og Klimatilpasning (CCAM)

Regnskabsformat A og excelark til udarbejdelse af resultatopgørelse og noter (bevillinger der har slutdato i 2021)

Regnskabsformat B og excelark til udarbejdelse af resultatopgørelse og noter (bevillinger der er søgt før 1. september 2021 og slutter efter 31. december 2021)

Regnskabsformat C og excelark til udarbejdelse af resultatopgørelse og noter (bevillinger der er søgt efter 1. september 2021)

Støtte til Ansøgningsproces

Regnskabsformat

Støtte til Samfinansiering

Den afsluttende rapport, der er sendt til hoveddonor, sendes til CISU. Resultatopgørelsen i CISUs format til afsluttende regnskab skal udfyldes og vedlægges det reviderede regnskab.

Engagementspuljen

Regnskabsformat A og excelark til udarbejdelse af resultatopgørelse og noter (bevillinger der har slutdato i 2021)

Regnskabsformat B og excelark til udarbejdelse af resultatopgørelse og noter (bevillinger der er søgt før 1. september 2021 og slutter efter 31. december 2021)

Regnskabsformat C og exelark til udarbejdelse af resultatopgørelse og noter (bevillinger der er søgt efter 1. september 2021)

CISUs OPLYSNINGSPULJE

Regnskabsformat for bevillinger givet før 2023 

Regnskabsformat for bevillinger givet fra 2023 

PROGRAMMER

Programmer skal indsende et årligt revideret regnskab. 

For regnskab for 2022 og frem:

Årligt programregnskab (word) (punkt A-D)

Årligt programregnskab (excel) (punkt E-F)

NB: Begge formater skal udfyldes og bør samles i ét fælles dokument, som underskrives af bevillingshaver og revisor. 

DERF - Den Danske Nødhjælpspulje

Alle relevante formater og vejledninger til DERF kan findes her

Sådan uploader I det afsluttende regnskab i Vores CISU: 

1. Find den pågældende bevilling i Vores CISU og tryk på den.
2. Tryk på fanen ’Milepæle’ øverst på skærmen.
3. Find 'afsluttende regnskab' på listen og tryk på den.
4. Upload det afsluttende regnskab og evt. revisionsprotokollat.
5. Husk at udfylde boksene med målopfyldelse m.v. på siden.
6. Tryk ”Send”

Eventuelle spørgsmål sendes til CISUs puljemails (puljer@cisu.dk eller derf@cisu.dk)

Revisionen af det afsluttende regnskab skal udføres iht. forvaltningsvejledningen for den respektive pulje samt efter Udenrigsministeriets revisionsinstrukser for bevillinger under eller over kr. 500.000, afhængig af bevillingens størrelse.

Bevillinger fra CISUs Oplyningspulje skal indgå i organisationens årsregnskab og dermed ikke revideres særskilt. 

UMs revisionsinstruks og tjekliste:

UMs revisionsinstruks for bevillinger på kr. 500.000 og derunder dansk / engelsk

UMs revisionsinstruks for bevillinger over kr. 500.000 dansk / engelsk

Tjekliste til brug ved revision af bevillinger (for bevillinger under kr. 200.000 men relevant værktøj for alle bevillinger uanset størrelse)

Revisionen af bevillinger på kr. 200.000 eller derunder foretages af en revisor, der er udpeget af CISU til at varetage opgaven. Læs mere om processen i forvaltningsvejledningen for den respektive pulje. 

Kontaktoplysninger på den CISUs-udpegede revisor: 

Elley Revison ApS

E-mail: ce@elley-revision.dk

Telefon: 7578 1888

Hvis der ved indsatsens afslutning overdrages udstyr, inventar m.v. til lokale partnere skal der udarbejdes et overdragelsesdokument.

Hvis prisen for dette udstyr, inventar m.v. overstiger den såkaldte skattemæssige sats for straksafskrivning af småanskaffelser (i 2023 32.000 kr., ændres årligt), er det et krav, at det afsluttende regnskab suppleres med et underskrevet overdragelsesdokument mellem den danske bevillingshaver og den lokale partner. 

Format til overdragelsesdokument