ICT udbud
Formål
I henhold til CISUs ’Procedurer for Attestation mv.’ skal vi sende vores hosting, telefoni og supportaftale og eventuelle indkøb i udbud.
Den seneste ICT support aftale er indgået i 2018 (med iAdvice) og skal derfor sendes i udbud inden udgangen af 2023.
Læs mere om CISU her
CISUs nuværende ICT setup
CISU har ca. 30 arbejdspladser, placeret på sekretariatet i Aarhus.
CISU bliver i dag hosted via nuværende aftale med IT supportfirma (Curanet).
Internet er via fiberforbindelse (Nianet), som deles af flere organisationer i et kontorfællesskab.
Alle medarbejdere har bærbare computere med VPN adgang.
CISU har økonomistyring i en NAV løsning, som hostes m.v. af Inventio. Timeregistrering foregår i TimeOut, licenser ved Outzource
CISUs bevillinger, rådgivning, kurser, medlemsorganisationer m.v. administreres i en specialudviklet online database løsning, med intern support samt ekstern support og rådgivning ved Illumi. Databasen (SQL data) hostes på egen webserver via nuværende aftale med IT supportfirma (Curanet).
CISU ejer flere hjemmesider, som hostes på egen webserver, Curanet m.fl.
Alle medarbejdere har Microsoft 365 abonnementer, inklusiv PowerBI, SharePoint samt office-pakken.
Alle CISU medarbejdere er placeret i Aarhus, på 2 etager i Klosterport 4X. Men vi har også et lille kontor til rådighed på Vartov, i København, hvor der er printer, internet m.v.
CISU har diverse oversigter over hardware, infrastrukturdiagram samt IT sikkerhedspolitikker etc., som vil blive delt med interesserede.
Tilbud skal indeholde
- Pris for ydelserne i tilbuddet skal specificeres per område. Da CISU ikke har et momsregnskab, er det vigtigt at det fremgår tydeligt om priserne er med eller uden moms.
- Kvalifikationer for medarbejdere som forventes at være involveret
- Beliggenhed af kontorer og/eller tilgængelighed, både online og on-premises.
- Tilbuddet skal omfatte beskrivelse af følgende områder, og hvorledes tilbudsgiver foreslår at opgaverne løses:
Nedenfor er overskrifter på, hvad vi forventer løsningsforslag skal dække:
- Infrastruktur. (Overvejelser kan inkludere om den nuværende kan forbedres.)
- Internet (behov for sikker og stabil internetforbindelse på kontoret)
- Telefoni (priser og kundeservice m.v.)
- Hardware – indkøb og opsætning (computere, skærme, docks m.v.)
- Softwarepakker. (Microsoft, Adobe osv. anvendes i dagligdagen)
- Sikkerhed (VPN, Internet, 2-factor login passwords etc.)
- Hosting og hjemmeside software (Det vigtigste er at have samlet alle hostingløsninger ét sted)
- Backup (internt og eksternt)
- Support muligheder (online, telefon, on-premises)
- IT sikkerhedspolitik (rådgivning m.v.)
- Dokumentation og opdateringer af lister m.v.
CISU har diverse oversigter over hardware, infrastruktur diagram samt IT sikkerhedspolitikker etc., som vil blive delt med interesserede.
Interesserede bedes kontakte Morten per mail, mps@cisu.dk, for fremsendelse af dokumentation m.v. Morten er kontaktperson for alle henvendelser ang. udbuddet.
Der er mulighed for et møde for at stille opklarende spørgsmål m.v. med CISU i uge 13, 27. – 30. marts. Såfremt et møde ønskes. vil vi stå til rådighed for møder med CISUs ansvarlige på området. Ønsker til mødedato og tid fremsendes per mail til Morten.
Mødet vil finde sted hos CISU, Klosterport 4X, 8000 Aarhus C eller via Teams.
Eventuelle uddybende spørgsmål til udbuddet fremsendes per mail til Morten inden den 17. april og vil blive besvaret samlet i uge 16.
Ønskede deltagere i udbudsrunde
Invitation sendes til iAdvice, NHC og NHL Data. Endvidere er udbuddet annonceret ved offentligt opslag via CISUS hjemmeside og nyhedsbrev.
Tidsplan
Uge 11: 15/3-23 Udbudsmateriale sendes til inviterede og offentliggøres til leverandørkandidater via CISU nyhedsbrev/hjemmeside.
Uge 13: 27-30/3 Møder med interesserede tilbudsgivere
Uge 17: 24/4 Deadline for indsendelse af tilbud
Uge 18: 3/5 Indstilling til CISUs ledelse/forskabet mht. valg af leverandør
Uge 21: 22/5 Indgåelse af kontrakter med leverandører til start 1/6
